DFD فیزیکی سطح صفر
+ نوشته شده در یکشنبه 15 مرداد1385ساعت 19:11 توسط ...
|
| تبليغات | X |
گروه امور اداری(IT)
در سیستم جاری واحد اداری در دانشگاه، پیگیری روند مکاتبات و ارتباطات به صورت دستی میباشد ولی اکنون روش های دستی نه تنها سرعت لازم را نداشته بلکه خود باعث افزایش هزینه های اضافی مانند مصرف کاغذ و نیروهای انسانی می گردند.به همین دلیل باید از روش های مکانیزه استفاده کنیم .به منظور اتوماسیون واحد اداری باید از فن آوری اطلاعات و ارتباطات بهره گرفت.
اتوماسیون اداری باعث سرعت در پاسخگویی به امور ارجاع شده،جستجو و ردیابی سریع مکاتبات و جلوگیری از انباشته شدن مکاتبات و..... می شود و به جهت اعمال مدیریت و کنترل های داخلی و حل مشکلات سیستم اداری گذشته ونیز برقراری ارتباط سریع با سایر واحد ها استفاده می گردد.
نرم افزار های اتوماسیون اداری به گردش مکاتبات و مستندات سازمان ،سامان می بخشد و با حذف کاغذ از فرآیند های اداری و سرعت بخشیدن به روند کارها موجب صرفه جویی در زمان،افزایش دقت،بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه نامه و پیگیری پاسخ آن،به حداقل رساندن کاغذ بازی در داخل و خارج سازمان،افزایش کارایی کارکنان و ایجاد شرایطی مناسب برای یکپارچه سازی سایر سیستم ها می شود.
برای اینکه این سیستم قابل توجیه باشد باید امکان سنجی های زمانی،اقتصادی،فنی وعملیاتی را انجام داد.
برای مکانیزه نمودن این سیستم در سازمان وجود یک شبکه ی کامپیوتری در کلیه ی واحدها ضروری می باشد و کلیه پرسنل سازمان باید آموزش لازم را دیده باشند.
به دلیل محدودیت های موجود و از آنجا که قرار است سیستمی طراحی شود که در دانشگاه خودمان قابل پیاده سازی باشد ناچارا" باید بعضی کارها بصورت دستی و مانند سابق انجام می شود.برای مثال مکاتبه با سایردانشگاه ها یا دریافت دستورالعمل ها از وزارت علوم به صورت دستی انجام می شود.
علاوه بر شبکه ی محلی از وب سایت هم برای انجام قسمتی از کارها استفاده می شود.مواردی که در وب سایت گنجانده می شود شامل:آیین نامه های مختلف (مربوط به اساتید،کارمندان،اعضای هیئت علمی و......)،دستورالعمل های کلی،احکام و ابلاغ ها،اطلاعیه ها،خدمات ارائه شده از قبیل ارائه ی بن های مختلف،خدمات کالایی،دادن وام و... می باشد.
لینک های مختلف مربوط به واحد اداری موجود شامل موارد زیر می باشد:
- ادارات زیر مجموعه ی امور اداری دانشگاه
- گردش کار
- بخش نامه های کارکنان
- بخش نامه های هیئت علمی
- امور کارکنان
- امور هیئت علمی
- وظایف کارکنان
- اطلاعیه ها
قسمت اعظم کارهای ادارای در حالت مکانیزه توسط نرم افزار اداری انجام می شود.
این نرم افزار شامل 4 قسمت ارتباط با سیستم حسابداری،سیستم امنیتی،سیستم کتابخانه و سیستم آموزش بوده و از طریق شبکه ی محلی موجب تسهیل رد و بدل اطلاعات و انجام مکاتبات می شود.
این نرم افزار شامل امکانات زیر می باشد:
1- ارسال دستورالعمل ها:
در سیستم اتوماسیون اداری دستورالعمل های کلی در سایت قرار داده می شود،امادستورالعمل های خاص و مربوط به هر واحد بصورت جداگانه توسط این نرم افزار و از طریق شبکه ی محلی به واحد مربوطه ارسال می گردد.
2- دریافت گزارشات:
گزارشات مالی سیستم حسابداری،گزارش حضور و غیاب کارکنان ،سیستم امنیتی،گزارشات کتابخانه و آموزش و سایر گزارشات از طریق این نرم افزار دریافت شده،بایگانی و مورد استفاده قرار می گیرد. ارائه این گزارشات می تواند بصورت پر نمودن فرم هایی استاندارد صورت گیرد.
3- دریافت درخواست ها:
کلیه واحدها می توانند بصورت آنلاین درخواست های خود را به این واحد اعلام نمایند.
4- ثبت نام ها، درخواست ها و اسناد:
در نرم افزار اتوماسیون اداری پروسیجری برای انجام کارهای مربوط به دبیرخانه در نظر گرفته شده است که کار ثبت نامه ها و درخواست ها را انجام می دهد.
این بخش از نرم افزار شامل فرمی می باشد که پس از تکمیل آن شماره ای به طور اتوماتیک با عنوان شماره ی ثبت به آن نامه یا درخواست اختصاص داده می شود.
فیلدهای مربوط به این فرم شامل موارد زیر می باشد:
|
نوع |
فرستنده |
گیرنده |
تاریخ |
ساعت |
شماره ثبت |
توضیحات |
|
نامه |
دانشگاه |
دانشگاه |
|
|
|
|
|
درخواست |
دانشجو |
دانشجو |
|
|
|
|
|
سند |
کارمند |
کارمند |
|
|
|
|
|
|
استاد |
استاد |
|
|
|
|
|
|
سایر |
سایر |
|
|
|
|
5- سیستم خدمات رفاهی:
این سیستم جهت مدیریت خدمات رفاهی پرسنل تهیه گردیده است.سیستم شامل بخشهای زیر می باشد:
- مدیریت اطلاعات کالاهای اهدایی به پرسنل.
- مدیریت سفرها و اردوهای پرسنل.
- ثبت ونگهداری هزینه های مربوط به ایاب وذهاب وغذای پرسنل.
6- برنامه ریزی وارائه برنامه های زمانبندی به آموزش:
پروسیجری برای این بخش از نرم افزار در نظر گرفته می شودکه از آن به منظور برنامه ریزی صحیح و بدون تداخل برای آموزش استفاده می گردد و پس از تکمیل برنامه آن را بصورت آنلاین برای واحد آموزش ارسال می نماید.
7- ارائه لیست کارمندان – دریافتی :
این بخش از نرم افزار با استفاده از یک پروسیجر لیست حضور و غیاب دریافتی از سیستم امنیتی را پردازش کرده و بر اساس شاخص های تعیین شده و محاسبات گوناگون لیست کارمندان و دریافتی ها را برای واحد حسابداری ارسال می نماید.
8- کارهای انبارداری:
برای اتوماسیون واحد انبارداری نیز می توان بخشی را در این نرم افزار در نظر گرفت که طراحی این بخش را به گروه انبارداری واگذار می نماییم.
9- سیستم کارایی:
این سیستم،عملیات مربوط به ثبت و نگهداری اطلاعات ارزیابی کارایی پرسنل را در بر می گیرد و با دریافت اطلاعات اولیه از جمله سهمیه امتیاز کارایی نهایی هر واحد حداکثر در سطح مدیریت،اقدام به محاسبه بودجه و ضریب بودجه کارایی هر دوره می نماید.مبنای کارسیستم معرفی دوره های ارزیابی می باشد که به مرور زمان تعریف می شود.
10- تعیین سطح دسترسی:
از آنجا که کلیه عملیات و مکاتبات از طریق این سیستم انجام می شود،تعریف سطوح دسترسی به طور کامل ضروری و لازم می باشد.
DFD سطح صفر نهایی به صورت زیر می باشد:
واحدامور مالی
گواهی كلیه فعالیتهای امور مالی از طرف امور اداری می باشد. بطور كلی فعالیتهای این واحد به سه بخش جاری، درآمدی و ردیف ها ، تقسیم می گردد ، كه فعالیتهای جاری بیشتر پرسنلی و پشتیبانی بوده و ردیف ها مربوط به كارهای خصوصی می باشد.
درخواست ها كلاً به دو دسته درخواست كالایی و درخواست حقوقی تقسیم می گردند كه روند هر یك بصورت زیر است:
درخواست كالایی:
در ابتدا واحد درخواست كننده كالا باید در فرم " ورقه درخواست كالا " لوازم مورد نیاز خود را نوشته و آن را برای تأیید به امور اداری بدهد، بعد از تأیید امور اداری، تداركات آن را ثبت كرده و قیمت می زند، سپس برای گرفتن اجازه خرید این برگه باید به امضای ریاست رسیده و در نهایت برای تأمین اعتبار به امور مالی می آید. بعد از تأیید امور مالی، كارپرداز بر اساس این برگه خرید كرده و فاكتور می گیرد و آن را ضمیمه درخواست نموده، كالا را به انبار می برد و رسید انبار می خورد. فرم رسید انبار بعد از امضای انباردار و تداركات باید به امضای مسئول امور مالی به منظور تأیید قیمت برای كالای خریداری شده ، برسد. در نهایت ریاست این برگه را امضاء كرده و بدین ترتیب چهارچوب سند آماده می شود. لازم به ذكر است كه گاهی این درخواست ها خریدی نبوده بلكه ممكن است تعمیری باشد كه در این موارد به جای رسید انبار، صورتجلسه داریم. صورتجلسه باید به ترتیب به امضای كارپرداز، تداركات، سرپرست شبكه و تحویل گیرنده برسد.
به هر حال هنگامیكه چهار چوب سند آماده شد كارپرداز آن را سند می زند. این سند به امور مالی ارجاع داده می شود. در اینجا سند را رسیدگی کرده و سپس سند بررسی شده برای پرداخت چك به حسابداری برمی گردد و در این مرحله نیز تأمین اعتبارات می شود.
درخواست حقوقی:
برای درخواست حقوقی، امور اداری گواهی داده كه به امضای ریاست رسیده و آنگاه به مسئول امور مالی تحویل داده می شود. البته بعضی مواقع امور مالی خود مستقیماً اقدام می كند.
حسابداری این گواهی را پردازش كرده و سپس حكم پردازش شده را پرداخت می نماید.
امین اموال: هر شش ماه یكبار از كلیه وسایل موجود در دانشگاه صورتحساب تهیه کرده و آن را در " صورتحساب اموال " یادداشت می كنند ، همچنین هر وسیله ای كه خریداری می شود باید توسط ایشان برچسب بخورد كه شماره برچسب نیز در " صورتحساب اموال " یادداشت شده است.
هر وسیله ای كه از انبار دریافت می شود و حواله انبار می خورد، در اینجا نیز باید " حواله انتقالی انبار " خورده و شماره اولیه برچسب در اینجا یادداشت می گردد.
گزارش فاز شناخت :
گروه امور اداری در این فاز ابتدا تحقیقات و بررسی خود را با بازدید سایت دانشگاه های مختلف شروع کرده و پس از درک اینکه دنبال چه چیزی باید بود مصاحبه هایی را با کارکنان واحد امور اداری دانشگاه که شامل بخش های تدارکات ، دبیرخانه ، اداره ی کارگزینی و انبار می شود انجام دادند. گزارش کامل این مصاحبه ها در زیر با عنوان "مصاحبه(1)" و "مصاحبه(2)" موجود می باشد که آن را مشاهده می نمایید . همچنین شرح مفصلی از کارهای مربوط به بخش های مختلف واحد اداری که حاصل جستجو می باشد در وبلاگ ذکر شده است.
مصاحبه 1 :
|
* تدارکات طی صحبت با آقای حسین رمضان تبار(رئیس تدارکات)به این نتیجه رسیدیم که همه ی جوانب خدماتی و غیر خدماتی که در این واحد انجام می شود،به شرح زیر است: - کارهای خرید و جابجایی مستخدمین - مسئولیت آوردن و بردن اساتید ساکن شهرهای دیگر - مرتب کردن ساعت کلاسها در شروع ترم - خدمات در کلاسها اعم از نظافت و بررسی تعمیرات - کلیه ی درخواستهای گروهها برای انجام کار استاد و دانشجو - قیمت کردن اجناس برای خریدهای دانشگاه - بخشی از کارهای سلف سرویس مانند:
کارکنان تدارکات: رئیس تدارکات - کارپرداز- جمع دار اموال – راننده وظیفه ی کارپرداز: قیمت گرفتن از شرکتها- بررسی کیفیت جنس ها قبل از خرید. بودجه از قسمت اداری کل تعیین می شود. ارتباط با حسابداری : سند برای پرداخت پول به حسابداری داده میشود اگر اشکالی داشته باشد برگشت داده میشود به تدارکات. تن خواه گردان در اختیار تدارکات قرار می گیرد. · تاسیسات و تعمیرات : در این واحد با آقای صادقی صحبت کردیم که کارهای زیر توسط ایشان انجام می شود: ساخت و تعمیرات شوفاژ, چهارچوب فلزی,جوشکاری, نقاشی... برای خرید: درخواست به انبارداده شده وارجاع درخواست به امور اداری می رود. پیشنهادات به رئیس تدارکات گزارش می شود ودر صورت موافقت ایشان به انبار گزارش می شود. فیش حقوقی از حسابداری دریافت می شود. - تعمیرات برق و کابل: تعمیرات تاسیسات فنی برق توسط آقای نقدی انجام می شود. درخواست خرید به انبار داده می شود وانبار درخواست کالا را انجام می دهد. |
مصاحبه 2 :
|
دفاتر ریاست دانشگاه ومعاون اداری و منشی امور اداری در یک مجموعه قرار دارند. نامه هایی با مخاطب ریاست دانشگاه و معاون امور اداری اول به منشی داده می شود. جلسات هیئت آموزشی و هیئت رئیسه در این مکان تشکیل می شوند. وقت ملاقات با رئیس دانشگاه و معاون امور اداری و همچنین وقت جلسات مذکور توسط منشی تعیین می گردد. به دلیل خصوصی بودن دانشگاه مورد نظر, از سیاست نیروی کمتر,بازدهی بیشتر استفاده می کنند. منشی(آقای حیدری) در این مجموعه چند وظیفه را بر عهده دارد,از جمله کارهای مربوط به دبیرخانه و کارگزینی. در دبیرخانه دفتری بنام indicator موجود می باشد که نامه ها درآن ثبت می گردد. پرونده های پرسنلی وهمچنین نامه های تایپ شده ی کامپیوتری دراین قسمت موجودمی باشند. - معاون امور اداری(آقای قاسمی) تمام قسمتهای امور اداری زیر نظرایشان می باشد وخود ایشان تحت نظر ریاست دانشگا ه می باشند . تقاضاهای مربوط به اموراداری توسظ منشی به معاون داده می شود وپس از تائید ایشان عملی می شود. - ریاست دانشگاه تصمیمات بزرگ و نهایی توسط رئیس دانشگاه گرفته میشود.البته ایشان حتما هیئت امنا را در جریان کارهای خود قرارمیدهند. هیئت امنا و هیئت موسس باید مورد تائید وزارت علوم واقع باشند. وزارت علوم هیئت امنا و هیئت امنا هیئت موسس را تعیین می کنند. برای تصمیمات بزرگی مثل تعویض یا تعیین ریاست دانشگاه هیئت امنا و هیئت موسس تصمیم می گیرند. -امور تحصیلات تکمیلی مدیر تحصیلات تکمیلی ,آقای مهدی زاده تنها نیروی این واحد میباشند. در این قسمت امور مربوط به فارغ التحصیلی دانشجویان کارشناسی واکثر کارهای مربوط به دانشجویان کارشناسی ارشد و دکترا انجام می گیرد.مثل انتخاب واحد,... هر 3 ماه اساتید,گزارش کاری از دانشجویان به مدیر تحصیلات تکمیلی می دهند تا بررسی شود. Proposal های مربوط به طرح های پیشنهادی پایان نامه ی دانشجویان پس از تائید توسط استاد مربوطه به مدیر تحصیلات تکمیلی برای بررسی داده می شود.اگر مورد تائید ایشان قرار بگیرد به شورای تحصیلات تکمیلی ارجاع داده می شود.البته اگر proposal تائید نشود به استاد مربوطه اطلاع و همچنین به دانشجو رونوشت داده می شود. پس از تائید proposal توسط شورای تحصیلات تکمیلی توسط همین شورا شخصی بی طرف به عنوان داور به منظور بررسی طرح تعیین می گردد. اگر داور تائید کند که قابل دفاع می باشد باید دانشجو در سازمان دفاعیه در حضور استاد خود و مدیر تحصیلات تکمیلی که به عنوان نماینده ای از دانشگاه دانشجو می باشد وداوران از طرح خود دفاع کند. در صورت موفقیت در عمل دفاع دانشجو فارغ التحصیل می شود. برای پایان نامه سقف 18.5 نمره و برای ارائه ی مقاله ای از پایان نامه سقف 1.5 نمره منظور شده است. بعد از فارغ التحصیلی دانشجو پرونده باید بررسی شود تامشکلات در صورت وجود رفع گردندو پرونده بسته شود. مسائلی مانند وضعیت خدمت سربازی دانشجویان پسر یا مشکلات اخلاقی دانشجویان و غیره. بعد از صدور مدرک,صدور دانشنامه(مدرک بین المللی) صورت می گیرد که باید به امضای وزیر برسد.به عنوان مثال برای رفتن به خارج از کشور یا عضو هیئت علمی شدن. برای استخدام شدن در سازمان یا شرکتی از طرف آن نهاد برای حصول اطمینان از صحت مدرک ما به امور تحصیلات تکمیلی دانشگاه شخص مورد نظر مراجعه می کنند. دو نمونه از فرم های موجود در امور تحصیلات تکمیلی: 1- فرم تسویه حساب برای فارغ التحصیلان ۲- فرم درخواست تصویب پایان نامه به علت محرمانه بودن بقیه ی فرمها دسترسی به آتها مقدور نمی باشد. مشکل موجود در این بخش: پس از فارغ التحصیلی دانشجو ,اطلاعات مربوط به دانشجو از کامپیوتر حذف می گردد واطلاعات کمی به صورت پرونده های کاغذی بایگانی می شوند. پایگاه داده ای برای ذخیره کردن اطلاعات کاملی ازدانشجویان وجود ندارد. |
در مرحله اول باید آزمون استخدامی را گذراند و سپس بعد از قبولی ، مدارک را برای کارگزينی ارسال نمود . مرحله بعد تکميل پرسشنامه ی بدو استخدام و ارائه مدارک مربوطه جهت تکميل پرونده می باشد و بعد از آن به مرکز بهداشت و نيروی انتظامی جهت گواهی سو ء سابقه و سلامت جسمی توسط کارگزينی معرفی می گردند ، سپس کارمند به واحد مربوطه جهت شروع به کار معرفی می شود . در این هنگام ، گواهی شروع به کار و ساير موارد صدور حکم استخدامی رسمی يا پيمانی را در کارگزينی دریافت می کند و کارت ورود و خروج برای او صادر می گردد .سپس پرونده و مدارکش جهت دريافت دفترچه بيمه خدمات درمانی يا اجتماعی تکميل شده و در مرحله بعد گواهی انجام کار از واحد مربوطه ارسال و نیز به بانک جهت دريافت حقوق معرفی می شود .
شرح وظايف واحدهای زيرمجموعه مديريت امور اداری
الف : اداره کارگزيني و رفاه
- انجام امور مربوط به احکام انتقال ، ترميم حقوق ، مرخصي ، معذوريت ، ترفيع ، اضافه کار و نظير آن با اطلاع مقام مافوق .
- انجام امور مربوط به تعاون ، بيمه و رفاه کارکنان .
- شرکت در کميسيونها و جلسات مختلف .
- مطالعه قوانين و مقررات استخدامي و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانين و مقررات مورد عمل.
- تهيه گزارشات لازم .
- صورت برداری ، طبقه بندی ، کدگذاری و بايگاني پرونده های پرسنلي طبق دستورالعملهای مربوطه و احتيجات سازمان .
ب : اداره دبيرخانه
- ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها دردفاتر مربوطه.
- تفکيک و توزيع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پيگيری آنها .
- تهيه گزارشات مورد لزوم جهت مقام مافوق .
- حفظ و نگهداری نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بايگاني .
ج : اداره تدارکات و انبار
- استعلام بهاء قبل از خريد اجناس و گزارش آن به مقام مافوق .
- دريافت درخواستهای خريد .
- نظارت بر کليه امور مربوط به کارپردازی .
- تطبيق کالاهای خريداری و تحويل شده به انبار با نمونه اصلي آنها .
- رسيدگي موجودی انبار و صورت برداری از کالاهای موجود در انبار در فواصل معين و مطلع ساختن کارپرداز جهت تجديد سفارش .
- ثبت کالاهای تحويلي و دريافتي و نظارت در ورود و خروج لوازم و اجناس و کالاها و همچنين امضاء کليه اسناد مربوطه .
د : اداره تعميرات و تاسيسات
- واحد کارپردازی: خريداری کليه اجناس مورد نياز واحد و تهيه استعلام جهت عقد قرارداد و يا خريد
اجناس .
- سرپرستي : نظارت بر انجام امور شامل امور روزمره و امور پيمانکاری و پيگيری جهت انجام کليه
موارد درخواست شده از تاسيسات و پيش بيني طرح تعميرات اساسي و انجام آنها , نظارت بر
سيستمهای گرمايي و کليه موتور خانه ها , حمل و نقل کليه اجناس خريداری شده و لوازم مورد نياز
افراد تاسيسات به محلهای موردنظر .
ه : اداره خدمات عمومي و نقليه
- نظارت برانجام امور مربوطه به انتظامات .
- تعيين محل کار خدمتگزاران و تعيين ساعات کشيک نگهبانان .
- نظارت بر انجام خدمات عمومي ساختمانها از قبيل تامين روشنايي ، سوخت ، تلفن و غيره .
- کنترل حضورغياب رانندگان .
- نظارت بر ، برآورد هزينه تعمير وسائط نقليه و صدور دستورات لازم به منظور تعمير آنها .
- نظارت و بررسي تقاضاهای خريد وسائط نقليه و لوازم يدکي آنها .
- رسيدگي و هماهنگي نقل و انتقالات ، تصادفات و تخلفات رانندگان و کليه امور مربوط به تعميرات، تهيه بنزين و شماره گذاری اتومبيلها .
|
| ||||||
|
| ||||||
|
|
خدمات پيماني:
خدمت رسمي:
عدم حضور در محل کار غير موجه(غير موجه)
استفاء
اعضاء هيات علمي در واحد کارگزيني :
واحد امور اداری کار نظارت و مدیریت فعالیت های كلیه واحد های زیر بخش خود از قبیل تداركات، كار گزینی، واحد نقلیه، دبیرخانه، خدمات و انبار را بر عهده دارد. بدین ترتیب كه نامه های ثبت و تائید شده را به واحد دبیر خانه، نامه های مربوط به تعمیرات و تاسیسات را به واحد خدمات، جدول زمانبندی فعالیت های واحد های ستادی را به واحد نقلیه و نامه های مربوط به پرسنل سازمان را به واحد كار گزینی ارجاع می دهد. و همچنین نظارت بر توزیع و خرید كالا های مصرفی و غیرمصرفی انبار را بر عهده دارد. سرپرستان هر واحد نیز فرم های ارزشیابی و آمار غیبت ها، در خواست های اضافه كار و ماموریت پرسنل زیر دست خود را به منظور تائید به این واحد می فرستند.