فاز شناخت
گزارش فاز شناخت :
گروه امور اداری در این فاز ابتدا تحقیقات و بررسی خود را با بازدید سایت دانشگاه های مختلف شروع کرده و پس از درک اینکه دنبال چه چیزی باید بود مصاحبه هایی را با کارکنان واحد امور اداری دانشگاه که شامل بخش های تدارکات ، دبیرخانه ، اداره ی کارگزینی و انبار می شود انجام دادند. گزارش کامل این مصاحبه ها در زیر با عنوان "مصاحبه(1)" و "مصاحبه(2)" موجود می باشد که آن را مشاهده می نمایید . همچنین شرح مفصلی از کارهای مربوط به بخش های مختلف واحد اداری که حاصل جستجو می باشد در وبلاگ ذکر شده است.
مصاحبه 1 :
|
* تدارکات طی صحبت با آقای حسین رمضان تبار(رئیس تدارکات)به این نتیجه رسیدیم که همه ی جوانب خدماتی و غیر خدماتی که در این واحد انجام می شود،به شرح زیر است: - کارهای خرید و جابجایی مستخدمین - مسئولیت آوردن و بردن اساتید ساکن شهرهای دیگر - مرتب کردن ساعت کلاسها در شروع ترم - خدمات در کلاسها اعم از نظافت و بررسی تعمیرات - کلیه ی درخواستهای گروهها برای انجام کار استاد و دانشجو - قیمت کردن اجناس برای خریدهای دانشگاه - بخشی از کارهای سلف سرویس مانند:
کارکنان تدارکات: رئیس تدارکات - کارپرداز- جمع دار اموال – راننده وظیفه ی کارپرداز: قیمت گرفتن از شرکتها- بررسی کیفیت جنس ها قبل از خرید. بودجه از قسمت اداری کل تعیین می شود. ارتباط با حسابداری : سند برای پرداخت پول به حسابداری داده میشود اگر اشکالی داشته باشد برگشت داده میشود به تدارکات. تن خواه گردان در اختیار تدارکات قرار می گیرد. · تاسیسات و تعمیرات : در این واحد با آقای صادقی صحبت کردیم که کارهای زیر توسط ایشان انجام می شود: ساخت و تعمیرات شوفاژ, چهارچوب فلزی,جوشکاری, نقاشی... برای خرید: درخواست به انبارداده شده وارجاع درخواست به امور اداری می رود. پیشنهادات به رئیس تدارکات گزارش می شود ودر صورت موافقت ایشان به انبار گزارش می شود. فیش حقوقی از حسابداری دریافت می شود. - تعمیرات برق و کابل: تعمیرات تاسیسات فنی برق توسط آقای نقدی انجام می شود. درخواست خرید به انبار داده می شود وانبار درخواست کالا را انجام می دهد. |
مصاحبه 2 :
|
دفاتر ریاست دانشگاه ومعاون اداری و منشی امور اداری در یک مجموعه قرار دارند. نامه هایی با مخاطب ریاست دانشگاه و معاون امور اداری اول به منشی داده می شود. جلسات هیئت آموزشی و هیئت رئیسه در این مکان تشکیل می شوند. وقت ملاقات با رئیس دانشگاه و معاون امور اداری و همچنین وقت جلسات مذکور توسط منشی تعیین می گردد. به دلیل خصوصی بودن دانشگاه مورد نظر, از سیاست نیروی کمتر,بازدهی بیشتر استفاده می کنند. منشی(آقای حیدری) در این مجموعه چند وظیفه را بر عهده دارد,از جمله کارهای مربوط به دبیرخانه و کارگزینی. در دبیرخانه دفتری بنام indicator موجود می باشد که نامه ها درآن ثبت می گردد. پرونده های پرسنلی وهمچنین نامه های تایپ شده ی کامپیوتری دراین قسمت موجودمی باشند. - معاون امور اداری(آقای قاسمی) تمام قسمتهای امور اداری زیر نظرایشان می باشد وخود ایشان تحت نظر ریاست دانشگا ه می باشند . تقاضاهای مربوط به اموراداری توسظ منشی به معاون داده می شود وپس از تائید ایشان عملی می شود. - ریاست دانشگاه تصمیمات بزرگ و نهایی توسط رئیس دانشگاه گرفته میشود.البته ایشان حتما هیئت امنا را در جریان کارهای خود قرارمیدهند. هیئت امنا و هیئت موسس باید مورد تائید وزارت علوم واقع باشند. وزارت علوم هیئت امنا و هیئت امنا هیئت موسس را تعیین می کنند. برای تصمیمات بزرگی مثل تعویض یا تعیین ریاست دانشگاه هیئت امنا و هیئت موسس تصمیم می گیرند. -امور تحصیلات تکمیلی مدیر تحصیلات تکمیلی ,آقای مهدی زاده تنها نیروی این واحد میباشند. در این قسمت امور مربوط به فارغ التحصیلی دانشجویان کارشناسی واکثر کارهای مربوط به دانشجویان کارشناسی ارشد و دکترا انجام می گیرد.مثل انتخاب واحد,... هر 3 ماه اساتید,گزارش کاری از دانشجویان به مدیر تحصیلات تکمیلی می دهند تا بررسی شود. Proposal های مربوط به طرح های پیشنهادی پایان نامه ی دانشجویان پس از تائید توسط استاد مربوطه به مدیر تحصیلات تکمیلی برای بررسی داده می شود.اگر مورد تائید ایشان قرار بگیرد به شورای تحصیلات تکمیلی ارجاع داده می شود.البته اگر proposal تائید نشود به استاد مربوطه اطلاع و همچنین به دانشجو رونوشت داده می شود. پس از تائید proposal توسط شورای تحصیلات تکمیلی توسط همین شورا شخصی بی طرف به عنوان داور به منظور بررسی طرح تعیین می گردد. اگر داور تائید کند که قابل دفاع می باشد باید دانشجو در سازمان دفاعیه در حضور استاد خود و مدیر تحصیلات تکمیلی که به عنوان نماینده ای از دانشگاه دانشجو می باشد وداوران از طرح خود دفاع کند. در صورت موفقیت در عمل دفاع دانشجو فارغ التحصیل می شود. برای پایان نامه سقف 18.5 نمره و برای ارائه ی مقاله ای از پایان نامه سقف 1.5 نمره منظور شده است. بعد از فارغ التحصیلی دانشجو پرونده باید بررسی شود تامشکلات در صورت وجود رفع گردندو پرونده بسته شود. مسائلی مانند وضعیت خدمت سربازی دانشجویان پسر یا مشکلات اخلاقی دانشجویان و غیره. بعد از صدور مدرک,صدور دانشنامه(مدرک بین المللی) صورت می گیرد که باید به امضای وزیر برسد.به عنوان مثال برای رفتن به خارج از کشور یا عضو هیئت علمی شدن. برای استخدام شدن در سازمان یا شرکتی از طرف آن نهاد برای حصول اطمینان از صحت مدرک ما به امور تحصیلات تکمیلی دانشگاه شخص مورد نظر مراجعه می کنند. دو نمونه از فرم های موجود در امور تحصیلات تکمیلی: 1- فرم تسویه حساب برای فارغ التحصیلان ۲- فرم درخواست تصویب پایان نامه به علت محرمانه بودن بقیه ی فرمها دسترسی به آتها مقدور نمی باشد. مشکل موجود در این بخش: پس از فارغ التحصیلی دانشجو ,اطلاعات مربوط به دانشجو از کامپیوتر حذف می گردد واطلاعات کمی به صورت پرونده های کاغذی بایگانی می شوند. پایگاه داده ای برای ذخیره کردن اطلاعات کاملی ازدانشجویان وجود ندارد. |