قسمتی از ارتباط با حسابداری
واحدامور مالی
گواهی كلیه فعالیتهای امور مالی از طرف امور اداری می باشد. بطور كلی فعالیتهای این واحد به سه بخش جاری، درآمدی و ردیف ها ، تقسیم می گردد ، كه فعالیتهای جاری بیشتر پرسنلی و پشتیبانی بوده و ردیف ها مربوط به كارهای خصوصی می باشد.
درخواست ها كلاً به دو دسته درخواست كالایی و درخواست حقوقی تقسیم می گردند كه روند هر یك بصورت زیر است:
درخواست كالایی:
در ابتدا واحد درخواست كننده كالا باید در فرم " ورقه درخواست كالا " لوازم مورد نیاز خود را نوشته و آن را برای تأیید به امور اداری بدهد، بعد از تأیید امور اداری، تداركات آن را ثبت كرده و قیمت می زند، سپس برای گرفتن اجازه خرید این برگه باید به امضای ریاست رسیده و در نهایت برای تأمین اعتبار به امور مالی می آید. بعد از تأیید امور مالی، كارپرداز بر اساس این برگه خرید كرده و فاكتور می گیرد و آن را ضمیمه درخواست نموده، كالا را به انبار می برد و رسید انبار می خورد. فرم رسید انبار بعد از امضای انباردار و تداركات باید به امضای مسئول امور مالی به منظور تأیید قیمت برای كالای خریداری شده ، برسد. در نهایت ریاست این برگه را امضاء كرده و بدین ترتیب چهارچوب سند آماده می شود. لازم به ذكر است كه گاهی این درخواست ها خریدی نبوده بلكه ممكن است تعمیری باشد كه در این موارد به جای رسید انبار، صورتجلسه داریم. صورتجلسه باید به ترتیب به امضای كارپرداز، تداركات، سرپرست شبكه و تحویل گیرنده برسد.
به هر حال هنگامیكه چهار چوب سند آماده شد كارپرداز آن را سند می زند. این سند به امور مالی ارجاع داده می شود. در اینجا سند را رسیدگی کرده و سپس سند بررسی شده برای پرداخت چك به حسابداری برمی گردد و در این مرحله نیز تأمین اعتبارات می شود.
درخواست حقوقی:
برای درخواست حقوقی، امور اداری گواهی داده كه به امضای ریاست رسیده و آنگاه به مسئول امور مالی تحویل داده می شود. البته بعضی مواقع امور مالی خود مستقیماً اقدام می كند.
حسابداری این گواهی را پردازش كرده و سپس حكم پردازش شده را پرداخت می نماید.
امین اموال: هر شش ماه یكبار از كلیه وسایل موجود در دانشگاه صورتحساب تهیه کرده و آن را در " صورتحساب اموال " یادداشت می كنند ، همچنین هر وسیله ای كه خریداری می شود باید توسط ایشان برچسب بخورد كه شماره برچسب نیز در " صورتحساب اموال " یادداشت شده است.
هر وسیله ای كه از انبار دریافت می شود و حواله انبار می خورد، در اینجا نیز باید " حواله انتقالی انبار " خورده و شماره اولیه برچسب در اینجا یادداشت می گردد.