توضیح نرم افزار
در سیستم جاری واحد اداری در دانشگاه، پیگیری روند مکاتبات و ارتباطات به صورت دستی میباشد ولی اکنون روش های دستی نه تنها سرعت لازم را نداشته بلکه خود باعث افزایش هزینه های اضافی مانند مصرف کاغذ و نیروهای انسانی می گردند.به همین دلیل باید از روش های مکانیزه استفاده کنیم .به منظور اتوماسیون واحد اداری باید از فن آوری اطلاعات و ارتباطات بهره گرفت.
اتوماسیون اداری باعث سرعت در پاسخگویی به امور ارجاع شده،جستجو و ردیابی سریع مکاتبات و جلوگیری از انباشته شدن مکاتبات و..... می شود و به جهت اعمال مدیریت و کنترل های داخلی و حل مشکلات سیستم اداری گذشته ونیز برقراری ارتباط سریع با سایر واحد ها استفاده می گردد.
نرم افزار های اتوماسیون اداری به گردش مکاتبات و مستندات سازمان ،سامان می بخشد و با حذف کاغذ از فرآیند های اداری و سرعت بخشیدن به روند کارها موجب صرفه جویی در زمان،افزایش دقت،بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه نامه و پیگیری پاسخ آن،به حداقل رساندن کاغذ بازی در داخل و خارج سازمان،افزایش کارایی کارکنان و ایجاد شرایطی مناسب برای یکپارچه سازی سایر سیستم ها می شود.
برای اینکه این سیستم قابل توجیه باشد باید امکان سنجی های زمانی،اقتصادی،فنی وعملیاتی را انجام داد.
برای مکانیزه نمودن این سیستم در سازمان وجود یک شبکه ی کامپیوتری در کلیه ی واحدها ضروری می باشد و کلیه پرسنل سازمان باید آموزش لازم را دیده باشند.
به دلیل محدودیت های موجود و از آنجا که قرار است سیستمی طراحی شود که در دانشگاه خودمان قابل پیاده سازی باشد ناچارا" باید بعضی کارها بصورت دستی و مانند سابق انجام می شود.برای مثال مکاتبه با سایردانشگاه ها یا دریافت دستورالعمل ها از وزارت علوم به صورت دستی انجام می شود.
علاوه بر شبکه ی محلی از وب سایت هم برای انجام قسمتی از کارها استفاده می شود.مواردی که در وب سایت گنجانده می شود شامل:آیین نامه های مختلف (مربوط به اساتید،کارمندان،اعضای هیئت علمی و......)،دستورالعمل های کلی،احکام و ابلاغ ها،اطلاعیه ها،خدمات ارائه شده از قبیل ارائه ی بن های مختلف،خدمات کالایی،دادن وام و... می باشد.
لینک های مختلف مربوط به واحد اداری موجود شامل موارد زیر می باشد:
- ادارات زیر مجموعه ی امور اداری دانشگاه
- گردش کار
- بخش نامه های کارکنان
- بخش نامه های هیئت علمی
- امور کارکنان
- امور هیئت علمی
- وظایف کارکنان
- اطلاعیه ها
قسمت اعظم کارهای ادارای در حالت مکانیزه توسط نرم افزار اداری انجام می شود.
این نرم افزار شامل 4 قسمت ارتباط با سیستم حسابداری،سیستم امنیتی،سیستم کتابخانه و سیستم آموزش بوده و از طریق شبکه ی محلی موجب تسهیل رد و بدل اطلاعات و انجام مکاتبات می شود.
این نرم افزار شامل امکانات زیر می باشد:
1- ارسال دستورالعمل ها:
در سیستم اتوماسیون اداری دستورالعمل های کلی در سایت قرار داده می شود،امادستورالعمل های خاص و مربوط به هر واحد بصورت جداگانه توسط این نرم افزار و از طریق شبکه ی محلی به واحد مربوطه ارسال می گردد.
2- دریافت گزارشات:
گزارشات مالی سیستم حسابداری،گزارش حضور و غیاب کارکنان ،سیستم امنیتی،گزارشات کتابخانه و آموزش و سایر گزارشات از طریق این نرم افزار دریافت شده،بایگانی و مورد استفاده قرار می گیرد. ارائه این گزارشات می تواند بصورت پر نمودن فرم هایی استاندارد صورت گیرد.
3- دریافت درخواست ها:
کلیه واحدها می توانند بصورت آنلاین درخواست های خود را به این واحد اعلام نمایند.
4- ثبت نام ها، درخواست ها و اسناد:
در نرم افزار اتوماسیون اداری پروسیجری برای انجام کارهای مربوط به دبیرخانه در نظر گرفته شده است که کار ثبت نامه ها و درخواست ها را انجام می دهد.
این بخش از نرم افزار شامل فرمی می باشد که پس از تکمیل آن شماره ای به طور اتوماتیک با عنوان شماره ی ثبت به آن نامه یا درخواست اختصاص داده می شود.
فیلدهای مربوط به این فرم شامل موارد زیر می باشد:
|
نوع |
فرستنده |
گیرنده |
تاریخ |
ساعت |
شماره ثبت |
توضیحات |
|
نامه |
دانشگاه |
دانشگاه |
|
|
|
|
|
درخواست |
دانشجو |
دانشجو |
|
|
|
|
|
سند |
کارمند |
کارمند |
|
|
|
|
|
|
استاد |
استاد |
|
|
|
|
|
|
سایر |
سایر |
|
|
|
|
5- سیستم خدمات رفاهی:
این سیستم جهت مدیریت خدمات رفاهی پرسنل تهیه گردیده است.سیستم شامل بخشهای زیر می باشد:
- مدیریت اطلاعات کالاهای اهدایی به پرسنل.
- مدیریت سفرها و اردوهای پرسنل.
- ثبت ونگهداری هزینه های مربوط به ایاب وذهاب وغذای پرسنل.
6- برنامه ریزی وارائه برنامه های زمانبندی به آموزش:
پروسیجری برای این بخش از نرم افزار در نظر گرفته می شودکه از آن به منظور برنامه ریزی صحیح و بدون تداخل برای آموزش استفاده می گردد و پس از تکمیل برنامه آن را بصورت آنلاین برای واحد آموزش ارسال می نماید.
7- ارائه لیست کارمندان – دریافتی :
این بخش از نرم افزار با استفاده از یک پروسیجر لیست حضور و غیاب دریافتی از سیستم امنیتی را پردازش کرده و بر اساس شاخص های تعیین شده و محاسبات گوناگون لیست کارمندان و دریافتی ها را برای واحد حسابداری ارسال می نماید.
8- کارهای انبارداری:
برای اتوماسیون واحد انبارداری نیز می توان بخشی را در این نرم افزار در نظر گرفت که طراحی این بخش را به گروه انبارداری واگذار می نماییم.
9- سیستم کارایی:
این سیستم،عملیات مربوط به ثبت و نگهداری اطلاعات ارزیابی کارایی پرسنل را در بر می گیرد و با دریافت اطلاعات اولیه از جمله سهمیه امتیاز کارایی نهایی هر واحد حداکثر در سطح مدیریت،اقدام به محاسبه بودجه و ضریب بودجه کارایی هر دوره می نماید.مبنای کارسیستم معرفی دوره های ارزیابی می باشد که به مرور زمان تعریف می شود.
10- تعیین سطح دسترسی:
از آنجا که کلیه عملیات و مکاتبات از طریق این سیستم انجام می شود،تعریف سطوح دسترسی به طور کامل ضروری و لازم می باشد.
DFD سطح صفر نهایی به صورت زیر می باشد: