شرح وظايف واحدهای زيرمجموعه مديريت امور اداری
شرح وظايف واحدهای زيرمجموعه مديريت امور اداری
الف : اداره کارگزيني و رفاه
- انجام امور مربوط به احکام انتقال ، ترميم حقوق ، مرخصي ، معذوريت ، ترفيع ، اضافه کار و نظير آن با اطلاع مقام مافوق .
- انجام امور مربوط به تعاون ، بيمه و رفاه کارکنان .
- شرکت در کميسيونها و جلسات مختلف .
- مطالعه قوانين و مقررات استخدامي و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانين و مقررات مورد عمل.
- تهيه گزارشات لازم .
- صورت برداری ، طبقه بندی ، کدگذاری و بايگاني پرونده های پرسنلي طبق دستورالعملهای مربوطه و احتيجات سازمان .
ب : اداره دبيرخانه
- ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها دردفاتر مربوطه.
- تفکيک و توزيع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پيگيری آنها .
- تهيه گزارشات مورد لزوم جهت مقام مافوق .
- حفظ و نگهداری نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بايگاني .
ج : اداره تدارکات و انبار
- استعلام بهاء قبل از خريد اجناس و گزارش آن به مقام مافوق .
- دريافت درخواستهای خريد .
- نظارت بر کليه امور مربوط به کارپردازی .
- تطبيق کالاهای خريداری و تحويل شده به انبار با نمونه اصلي آنها .
- رسيدگي موجودی انبار و صورت برداری از کالاهای موجود در انبار در فواصل معين و مطلع ساختن کارپرداز جهت تجديد سفارش .
- ثبت کالاهای تحويلي و دريافتي و نظارت در ورود و خروج لوازم و اجناس و کالاها و همچنين امضاء کليه اسناد مربوطه .
د : اداره تعميرات و تاسيسات
- واحد کارپردازی: خريداری کليه اجناس مورد نياز واحد و تهيه استعلام جهت عقد قرارداد و يا خريد
اجناس .
- سرپرستي : نظارت بر انجام امور شامل امور روزمره و امور پيمانکاری و پيگيری جهت انجام کليه
موارد درخواست شده از تاسيسات و پيش بيني طرح تعميرات اساسي و انجام آنها , نظارت بر
سيستمهای گرمايي و کليه موتور خانه ها , حمل و نقل کليه اجناس خريداری شده و لوازم مورد نياز
افراد تاسيسات به محلهای موردنظر .
ه : اداره خدمات عمومي و نقليه
- نظارت برانجام امور مربوطه به انتظامات .
- تعيين محل کار خدمتگزاران و تعيين ساعات کشيک نگهبانان .
- نظارت بر انجام خدمات عمومي ساختمانها از قبيل تامين روشنايي ، سوخت ، تلفن و غيره .
- کنترل حضورغياب رانندگان .
- نظارت بر ، برآورد هزينه تعمير وسائط نقليه و صدور دستورات لازم به منظور تعمير آنها .
- نظارت و بررسي تقاضاهای خريد وسائط نقليه و لوازم يدکي آنها .
- رسيدگي و هماهنگي نقل و انتقالات ، تصادفات و تخلفات رانندگان و کليه امور مربوط به تعميرات، تهيه بنزين و شماره گذاری اتومبيلها .